ERP kurarken yapılan beş hata
ERP projeleri nadiren teknik sebeplerle başarısız olur. Çoğu, kodun ilk satırı yazılmadan önce alınan kararlarda tökezler. Yıllardır aynı beş hatayı görüyoruz.
1. Mevcut süreci olduğu gibi dijitalleştirmek
En yaygın hata bu. Şirket, kâğıt üzerinde ya da Excel'de yürüyen sürecini birebir yazılıma çevirtmek ister. Sonuç: aynı hantallık, artık ekranda. Oysa ERP'nin asıl değeri süreci gözden geçirme fırsatı vermesidir. Bir adımın neden var olduğunu kimse açıklayamıyorsa, o adım muhtemelen yıllar önce çözülmüş bir sorunun kalıntısıdır.
Doğru yaklaşım, her adımı tek tek sorgulamaktır: bu adım olmasa ne olurdu? Cevap "hiçbir şey" ise adım gider. Cevap "şu kontrol kaybolur" ise adım kalır ama belki otomatikleşir.
2. Herkesi memnun etmeye çalışmak
Kapsam toplantılarında her departman kendi isteğini söyler ve liste şişer. Altı ay sonra ortaya kimsenin tam olarak sevmediği, herkesin bir parçasını kullandığı bir sistem çıkar. Bu, ERP projelerinin en pahalı hatasıdır çünkü geri dönüşü zordur.
Bunun ilacı sert bir önceliklendirmedir: ilk sürümde yalnızca operasyonun durduğu noktalar çözülür. Geri kalan her şey ikinci faza yazılır ve o faz gerçekten gelir. Kullanıcılar sistemi kullanmaya başladıktan sonra istek listesi de kendiliğinden değişir, çünkü artık neye ihtiyaç duyduklarını daha iyi bilirler.
3. Veri göçünü sona bırakmak
Yazılım biter, sıra veriyi taşımaya gelir ve proje orada takılır. Eski sistemdeki cari kayıtlarının yarısı eksiktir, stok kodları tutarsızdır, aynı müşteri üç farklı isimle kayıtlıdır. Bu temizlik işi haftalar sürer ve genellikle kimse bunun için zaman ayırmamıştır.
Veri temizliği yazılım geliştirmeyle paralel yürümeli. Projenin ilk haftasında başlayın, son haftasında değil.
4. Eğitimi bir günlük bir etkinlik sanmak
Bir günlük toplu eğitimden sonra herkesin sistemi kullanabileceği varsayılır. Gerçekte insanlar kendi işlerini yaparken öğrenir. İlk iki hafta boyunca birinin sürekli ulaşılabilir olması, tek günlük eğitimden çok daha etkilidir.
Departman başına bir "süper kullanıcı" belirlemek de işe yarar. Bu kişi hem daha derin eğitim alır hem de ekip arkadaşlarının ilk başvuru noktası olur. Böylece her soru geliştirici ekibe gelmez.
5. Ölçmeyi unutmak
ERP kuruldu, herkes kullanıyor, proje bitti. Peki ne değişti? Sipariş bir siparişin işleme alınma süresi kısaldı mı? Stok sayım farkları azaldı mı? Vadesi geçen alacak oranı düştü mü?
Projeye başlamadan önce üç ila beş sayı belirleyin ve mevcut değerlerini yazın. Altı ay sonra aynı sayılara bakın. Bu, hem yatırımın karşılığını görmenizi hem de bir sonraki fazda nereye yatırım yapacağınızı bilmenizi sağlar.
- Bir siparişin girişten sevkiyata kadar geçen ortalama süresi
- Stok sayımlarındaki fark oranı
- Vadesi geçen alacakların toplam alacağa oranı
- Ay kapanışının tamamlanma süresi
- Manuel veri girişine harcanan haftalık saat
Sıkça sorulanlar
- ERP kurulumu ne kadar sürer?
- Orta ölçekli bir işletmede çekirdek modüllerin devreye alınması genelde üç ila altı ay sürer. Bu süreyi belirleyen şey yazılımın kendisinden çok veri temizliğinin durumu ve kapsamın ne kadar dar tutulduğudur.
- Hazır ERP mi, özel yazılım mı?
- Operasyonunuz sektör standardına yakınsa hazır çözüm daha hızlı ve ucuzdur. Rekabet avantajınız kendi süreçlerinizin farklılığından geliyorsa, o farkı hazır bir pakete sığdırmaya çalışmak genelde daha pahalıya çıkar.
- ERP projelerinin en sık başarısızlık sebebi nedir?
- Teknik yetersizlik değil, kapsamın kontrolsüz büyümesi ve veri göçünün geç başlatılması. Her iki sorun da proje başlamadan önce alınacak kararlarla önlenebilir.